Organy spółki podejmują decyzje w sposób sformalizowany, często wymagający osobistego uczestnictwa na posiedzeniach zarządów lub rad nadzorczych czy zgromadzeniach wspólników lub akcjonariuszy. Regulacje polskiego prawa spółek w tym zakresie były dotąd niekompletne i nie do końca jednoznaczne, np. w nieuregulowanej jednoznacznie ustawowo kwestii podejmowania przez zarządy decyzji z użyciem środków zdalnej komunikacji. Kwestie te trwają już od lat, jednak ostatnio nabrały na nowo znaczenie w wyniku ogłoszenia w Polsce stanu epidemii w związku z wywołaną koronawirusem pandemią COVID-19.
Funkcjonowanie organów spółki a ograniczenia zgromadzeń i przemieszczania się osób
W związku z rozwojem epidemii COVID-19, z dniem 25 marca 2020 r. polski rząd nałożył istotne ograniczenia swobody przemieszania i gromadzenia się osób, mające szczególne znaczenie dla organizacji pracy organów spółek. Zakaz odbywania zgromadzeń i spotkań nie dotyczy wyłącznie wykonywania czynności zawodowych lub zadań służbowych oraz prowadzenia działalności gospodarczej. Swoboda przemieszczania się została wyłączona z kilkoma wyjątkami, takimi jak zaspokajanie niezbędnych potrzeb związanych z bieżącymi sprawami życia codziennego czy wykonywanie czynności zawodowych. Ograniczenia te obowiązują do 11 kwietnia, jednak mogą zostać przedłużone.
W praktyce, uniemożliwiają one uczestniczenie w zgromadzeniach wspólników czy walnych zgromadzeniach akcjonariuszy, o ile umowa lub statut spółki nie przewidują możliwości korzystania ze elektronicznych środków komunikacji. Na dziś, zapisy takie uwzględniły w swoich dokumentach nieliczne polskie spółki. W czasie trwania pandemii COVID-19 możliwość wprowadzenia ich do umowy spółki lub statutu również jest ograniczona, ponieważ może wymagać odbycia zgromadzenia wspólników lub akcjonariuszy protokołowanego przez notariusza. Sprawne uzyskanie wpisu ewentualnie dokonanych zmian do Krajowego Rejestru Sądowego również może być problematyczne, ze względu na ograniczenia w funkcjonowaniu sądów. Z tego względu zarządy spółek zaczęły rozważać odroczenie terminów posiedzeń i zgromadzeń do czasu zniesienia ograniczeń.
Ograniczenia te nie wyłączają możliwości odbycia posiedzenia zarządu lub rady nadzorczej, o ile będą one stanowić przypadek wykonywania czynności zawodowych lub zadań służbowych, lub element działalności gospodarczej uczestników. Odbywanie wieloosobowych spotkań w zamkniętych pomieszczeniach może jednak nie być praktycznym rozwiązaniem, ponieważ niektórzy członkowie organów mogą podlegać innym uwarunkowaniom wynikającym z pandemii, np. kwarantannie.
Ponadto, istnieje obowiązek zwołania i odbycia zwyczajnego zgromadzenia wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz zwyczajnego walnego zgromadzenia akcjonariuszy spółki akcyjnej, przed upływem sześciu miesięcy od zakończenia roku finansowego (zazwyczaj termin ten przypada 30 czerwca).
Dotychczasowy model ustawowy podejmowania uchwał i odbywania posiedzeń / zgromadzeń organów spółki
Niedawne regulacje w polskim prawie pracy umożliwiły radzie nadzorczej spółki podejmowanie uchwał w głosowaniu pisemnym a także korzystanie ze środków bezpośredniej komunikacji lub oddawanie głosów na piśmie za pośrednictwem innych członków rady nadzorczej, jednak w każdym przypadku tylko wówczas, gdy przewiduje to umowa spółki. Nie jest jednak możliwe dokonanie w ten sposób wyboru przewodniczącego czy wiceprzewodniczącego rady nadzorczej, powołanie, odwołanie ani zawieszenia członka zarządu. Zgromadzenia wspólników i walne zgromadzenia akcjonariusz także mogły być już wcześniej odbywane z wykorzystaniem elektronicznych środków komunikacji (np. transmisji na żywo), ale tylko wówczas, gdy przewidywała to umowa spółki.
W przypadku zarządu spółki, przepisy prawa spółek nie zezwalały jednoznacznie na głosowanie na piśmie, z wykorzystaniem środków bezpośredniej komunikacji ani na głosowanie na piśmie za pośrednictwem innego członka zarządu. W praktyce jednak posiedzenia zarządów bywały w ten sposób organizowane a uchwały podejmowane, w oparciu o właściwe postanowienia umów spółek, statutów lub regulaminów zarządu.
Ostatnie zmiany sposobu funkcjonowania organów spółki
Zmiany przepisów regulujących sposób funkcjonowania organów spółki, zwłaszcza w zakresie ustawowego modelu podejmowania przez nie uchwał, zostały ogłoszone jednocześnie z reakcją legislacyjną polskiego rządu na pandemię COVID-19 w postaci kompleksowej regulacji znanej jako „Tarcza Antykryzysowa”. Zgodnie z przyjętą 31 Marca 2020 r. ustawą zmieniającą ustawę z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. z 2020, poz. 568), wprowadzone zmiany mają m.in. na celu umożliwienie organom spółek odbywania posiedzeń i podejmowania uchwał z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość nawet bez jeśli umowa spółki lub statut nie przewidują takiej możliwości (przy czym możliwość ta może zostać w umowie spółki / statucie wyłączona). W szczególności, zgodnie z nowymi regulacjami:
- zgromadzenie wspólników / walne zgromadzenie może odbyć się przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej; o udziale w zgromadzeniu wspólników w sposób postanawia zwołujący to zgromadzenie;
- w posiedzeniu zarządu lub rady nadzorczej można uczestniczyć przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość;
- posiedzenia zarządu i rady nadzorczej mogą być podejmowane na piśmie lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, zaś członkowie rady nadzorczej i zarządu mogą oddawać głosy na piśmie za pośrednictwem innych członków tych organów;
- te same metody podejmowania uchwał rady nadzorczej mogą być stosowane przy podejmowaniu uchwał dotyczących wyboru przewodniczącego i wiceprzewodniczącego rady nadzorczej, powołania, członka zarządu lub odwołania lub zawieszenia tych osób.
Powyższe zmiany właściwych przepisów Kodeksu spółek handlowych zostały przyjęte, podpisane i promulgowane 31 marca, wchodząc w życie natychmiastowo, z dniem ogłoszenia (bez vacatio legis).
Stosowanie nowych przepisów do zgromadzeń wspólników i walnych zgromadzeń akcjonariuszy zwołanych przed ich wejściem w życie
Zgodnie z ustawą, nowe przepisy mają zastosowanie także do wcześniej zwołanych zgromadzeń wspólników i walnych zgromadzeń akcjonariuszy o tyle, że zwołujący zgromadzenie może podjąć decyzję o umożliwieniu uczestnikom korzystania z elektronicznych środków komunikacji, pod warunkiem obowiązkowego powiadomienia uczestników o tym fakcie w formie wymaganej do zwołania zgromadzenia, nie później niż cztery dni przed jego zaplanowaną datą.
*Niniejszy Alert GT dotyczy spraw i porządków prawnych poza USA.
Dalsze informacje i aktualizacje dotyczące rozwoju sytuacji związanej z COVID-19 można znaleźć na stronie służby kryzysowej GT: GT’s Health Emergency Preparedness Task Force: Coronavirus Disease 2019.