W obliczu rosnącej liczby zachorowań spowodowanych przez koronawirus 2019 (COVID-19) pracodawcy mogą rozważać podjęcie działań w celu ograniczenia ryzyka zakażenia wśród swoich pracowników i utrzymania ciągłości swojej działalności. Dynamicznie zmieniające się okoliczności wymagają bieżącego monitorowania sytuacji.. Celem niniejszego Alertu GT jest pomoc w ocenie, jakie działania mogą zostać podjęte przy czym każdy pracodawca powinien uwzględnić specyficzne okoliczności dotyczące jego działalalności.
Kiedy można polecić pracownikowi pracę zdalną?
Ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (tzw. specustawa) wprowadziła, w celu przeciwdziałania COVID-19, możliwość polecenia pracownikowi wykonywania pracy określonej w umowie o pracę zdalnie. Zgoda pracownika nie jest tu wymagana.
Zgodnie ze stanowiskiem PIP polecenie pracy zdalnej może być wydane w każdej formie, w tym ustnie. Jednakże pracodawcy mogą preferować potwierdzenie polecenia pracy zdalnej w formie pisemnej lub przynajmniej poprzez służbowy e-mail a w braku innej możliwości, sms.
Zgodnie ze specustawą, praca zdalna musi być powierzona na czas oznaczony – przy czym przepisy nie określają minimalnego ani maksymalnego trwania tego okresu. Jego długość powinna być proporcjonalna do zamierzonego celu jego wprowadzenia, czyli przeciwdziałaniem COVID-19. Zgodnie z najnowszym stanowiskiem PIP, dopuszczalne jest zarówno skrócenie, jak i wydłużenie okresu pracy zdalnej – pracodawca może więc zmienić ten okres w zależności od aktualnej sytuacji.
Przepisy dotyczące możliwości powierzenia pracy zdalnej mają obowiązywać przez 180 dni od dnia wejścia w życie ustawy, to jest od dnia 8 marca 2020 r.
Co gdy pracodawca nie może polecić pracownikowi pracy zdalnej?
Nie każdy rodzaj pracy może być wykonywany zdalnie, na przykład praca na linii produkcyjnej, praca w terenie, lub gdy istnieją ograniczenia techniczne, np. gdy pracodawca nie ma możliwości udostępnienia wszystkim pracownikom sprzętu potrzebnego do wykonywania pracy zdalnej a pracownik nie posiada własnego sprzętu, z którego mógłby skorzystać.
Zgodnie z najnowszym stanowiskiem PIP w przypadku, gdy pracodawca nie ma możliwości polecenia pracownikowi pracy zdalnej, znajdą zastosowanie przepisy o przestoju (art. 81 § 1 Kodeksu pracy).
Czy pracodawca może wysłać pracownika na urlop?
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, pracodawca nie może jednostronnie nakazać pracownikowi skorzystania z urlopu bieżącego, ponieważ termin tego urlopu powinien zostać ustalony z pracownikiem.
Pracodawca może jednak udzielić pracownikowi, bez jego zgody, urlopu zaległego. Pracodawca może to uczynić najpóźniej do 30 września roku następującego po roku, za który urlop przysługuje, a zatem już od 1 stycznia danego roku kalendarzowego.
Czy pracodawca może sprawdzać temperaturę pracownikom przed wejściem na teren zakładu pracy?
Pomiar temperatury przy użyciu bezdotykowych termometrów stanowi przetwarzanie danych osobowych pracownika dotyczących zdrowia. Dane te stanowią szczególną kategorię danych osobowych, które podlegają bardziej restrykcyjnym przepisom.
Zgodnie z Kodeksem pracy przetwarzanie takich danych osobowych może odbywać się za zgodą pracownika wyłącznie w przypadku, gdy przekazanie tych danych osobowych następuje z inicjatywy pracownika (art. 22(1b) § 1 Kodeksu pracy). Zgodnie z przepisami, zgoda pracownika może stanowić podstawę do przetwarzania takich danych jedynie pod warunkiem zapewnienia pracownikom całkowitej dobrowolności wyrażenia zgody na proponowany przez pracodawcę pomiar temperatury z własnej inicjatywy.
W przypadku, gdy pracownicy nie zgłoszą się dobrowolnie na pomiar temperatury, pracodawcy mogą potencjalnie skorzystać z innej podstawy prawneh przetwarzania takich danych.. Zgodnie z art. 9 ust. 2 lit. b RODO przetwarzanie danych dotyczących zdrowia jest dopuszczalne, m.in. jeżeli jest niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, o ile jest to dozwolone prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego, przewidującymi odpowiednie zabezpieczenia praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą. Takie uprawnienie, w przypadku epidemii, może zostać wywiedzione z przepisów Kodeksu pracy nakładających na pracodawcę obowiązek ochrony zdrowia i życia pracowników przez zapewnienie pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy.
Niezależnie od powyższego, jeśli pomiar temperatury miałby odbywać się za pomocą kamer termowizyjnych, wymagałoby to dodatkowo przestrzegania przepisów Kodeksu pracy dotyczących monitoringu, a także wprowadzenia tej możliwości do regulaminu pracy.
Prezes UODO do tej pory nie wypowiedział się na ten temat, a w stanowisku zajętym 12 marca 2020 r. wskazał jedynie, że przepisy szczególne, w szczególności tzw. specustawa, stwarzają narzędzia do podejmowania przez pracodawców określonych działań, wynikających z zaleceń Głównego Inspektora Sanitarnego oraz Prezesa Rady Ministrów. Pracodawcy nadal pozostają wiec bez jasnych wytycznych w zakresie dopuszczalności wprowadzenia pomiaru temperatury. Dotychczasowe stanowiska organów nadzorczych z innych państw członkowskich w tym zakresie są różne – część uznała obowiązkowy pomiar temperatury przez pracodawcę za niedopuszczalny, a część przyjmuje bardziej liberalne stanowisko.
Czy w celu przeciwdziałania COVID-19 na pracodawców mogą zostać nałożone dodatkowe obowiązki?
W dniu 12 marca 2020 r. Minister Zdrowia ogłosił w Polsce stan zagrożenia epidemicznego, co oznacza, że od wczoraj w drodze rozporządzenia mogą zostać wprowadzone m.in. czasowe ograniczenie funkcjonowania określonych instytucji lub zakładów pracy.
Ponadto na mocy specustawy Główny Inspektor Sanitarny lub wojewódzki inspektor sanitarny mogą, w drodze decyzji administracyjnych, nakładać na pracodawców obowiązek podjęcia określonych czynności zapobiegawczych lub kontrolnych oraz żądać od nich informacji w tym zakresie. Mogą również wydawać pracodawcom zalecenia i wytyczne określające sposób postępowania w trakcie realizacji zleconych zadań.
Specustawa uprawnia również Prezesa Rady Ministrów do wydawania poleceń indywidualnym przedsiębiorcom w drodze decyzji administracyjnych.
Jakie wynagrodzenie przysługuje pracownikom w przypadku zamknięcia zakładu pracy lub braku możliwości powierzenia pracownikowi pracy zdalnej?
W przypadku zamknięcia zakładu pracy (niezależnie czy na skutek decyzji samego pracodawcy, czy na skutek decyzji organów rządowych) albo gdy nie jest możliwe powierzenie pracownikowi pracy zdalnej, do wynagrodzenia dla pracowników stosuje się przepis Kodeksu pracy o wynagrodzeniu za przestój (art. 81 § 1 Kodeksu pracy).
W takim przypadku pracownikowi przysługuje wynagrodzenie wynikające z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną, a jeżeli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania – pracownikowi przysługuje 60% wynagrodzenia. Wynagrodzenie to nie może być jednak niższe od wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę.
Oznacza to, że jeżeli wynagrodzenie pracownika jest określone w stałej stawce miesięcznej (wynagrodzenie zasadnicze miesięczne) lub godzinowej, to pracownikowi przysługuje wyłącznie wynagrodzenie zasadnicze, nie niższe od minimalnego wynagrodzenia (obecnie 2.600 zł brutto). W takim przypadku nie znajdą zastosowania zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop, a przy wyliczaniu wynagrodzenia nie uwzględnia się dodatkowych składników wynagrodzenia (np. premii).
Czy rząd planuje wprowadzić jakieś rozwiązania dla pracodawców w związku z COVID-19?
Obecnie Ministerstwo Rozwoju pracuje nad pakietem osłonowym dla przedsiębiorców. Projekt miałby trafić na posiedzenie Sejmu 25 marca, a zakładana data wejścia w życie to 1 kwietnia 2020 r.
Zakładana jest m.in. zmiana ustawy z dnia 11 października 2013 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z ochroną miejsc pracy. Ustawa ta przewiduje, ze w przypadku przestoju ekonomicznego, pracodawca może ustalić warunki i tryb wykonywania pracy w okresie przestoju ekonomicznego lub obniżonego wymiaru czasy pracy w układzie zbiorowym, porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi a w przypadku braku związków – w porozumieniu z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u tego przedsiębiorcy.
Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Rozwoju, przy ustalaniu uprawnienia pracodawców do objęcia wsparciem, miałyby być brany pod uwagę spadek obrotów gospodarczych w ciągu ostatnich 3 miesięcy zamiast 6 miesięcy.