Am 11. Mai 2023 wurde das Hinweisgeberschutzgesetz im Bundestag beschlossen und liegt jetzt nach der Zustimmung des Bundesrates dem Bundespräsidenten zur Unterschrift vor. Das Gesetz wird voraussichtlich Mitte Juni 2023 in Kraft treten. Damit ist es höchste Zeit für Unternehmen, aktiv zu werden.
Was regelt das Hinweisgeberschutzgesetz?
Das Hinweisgeberschutzgesetz verfolgt den Zweck, Hinweisgebenden die Meldung von Rechtsverstößen in Unternehmen an interne oder externe Stellen zu ermöglichen, ohne dass sie hierfür Repressalien erleiden.
Das Gesetz enthält die folgenden Kernpunkte:
- Unternehmen mit 250 oder mehr Beschäftigten müssen ab Inkrafttreten des Gesetzes – also voraussichtlich Mitte Juni 2023 – eine interne Meldestelle errichten, bei der vertrauliche Meldungen abgegeben werden können.
- Für Unternehmen mit in der Regel mehr als 50 Beschäftigen gilt diese Verpflichtung ab dem 17. Dezember 2023.
- Die interne Meldestelle muss mündliche (z.B. telefonisch oder per Sprachaufnahme), schriftliche und persönliche Meldungen ermöglichen. Anonyme Hinweise sollen ebenfalls bearbeitet werden, das ist nach dem neuen Gesetzesentwurf aber keine Pflicht. Ab Eingang einer Meldung ist ein klarer Ablauf für das Verfahren und Fristen für die Bearbeitung interner Meldungen gesetzlich vorgegeben.
- Erleidet eine hinweisgebende Person nach einer Meldung eine Benachteiligung im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit, sieht das Gesetz eine Beweislastumkehr vor. Der Arbeitgeber muss dann in einem möglichen Prozess beweisen, dass es sich bei der Benachteiligung nicht um eine Repressalie für den Hinweis handelt, wenn die hinweisgebende Person dies geltend gemacht hat.
- Wer trotz Verpflichtung keine interne Meldestelle einrichtet, dem droht ein Bußgeld von bis zu EUR 20.000. Ein Bußgeld von bis zu EUR 50.000 kann bei Behinderung einer Meldung, bei Repressalien und dem Verstoß gegen das Vertraulichkeitsgebot verhängt werden. Die Bußgeldbestimmungen treten erst sechs Monate nach der Verkündung des Gesetzes in Kraft.
Was müssen Unternehmen jetzt tun?
- Unternehmen sollten prüfen, ob sie in den Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fallen und eine interne Meldestelle einrichten müssen.
- Bereits bestehende Hinweisgebersysteme sollten überprüft werden, ob sie den Anforderungen des neuen Gesetzes genügen.
- Besteht keine oder eine unzureichende interne Meldestelle, sollte diese unverzüglich eingerichtet bzw. nachgebessert werden. Dabei sind Mitbestimmungsrechte des Betriebsrates zu beachten. Auch Folgefragen im Hinblick auf Datenschutz sollten rechtzeitig geklärt werden.
- Um das Vertrauen der Belegschaft in die interne Meldestelle zu stärken und Mitarbeitende zu ermutigen, Verstöße intern zu melden, ist die unternehmensinterne Kommunikation wichtig. Es empfiehlt sich daher, einen Kommunikationsleitfaden zu erarbeiten.
- Es ist möglich, die interne Meldestelle an Dritte auszulagern und unter Umständen mit anderen Unternehmen eine gemeinsame Meldestelle zu betreiben. Ob dies für das eigene Unternehmen sinnvoll ist, sollte frühzeitig geklärt werden.
Unser Compliance Team bündelt Expertise aus allen relevanten Rechtsbereichen und steht Ihnen natürlich gern bei allen Fragen zur Verfügung, die sich in Zusammenhang mit dem neuen Hinweisgeberschutzgesetz in Ihrem Unternehmen stellen.